XIII PENGAWASAN

  PENGAWASAN DALAM ORGANISASI                                              

Sering kita mendengar bahwa karyawan sangat tergopoh-gopoh  kalau ada inspeksi mendadak oleh boss besar mereka, sehingga mereka belum sediktpun mempersiapkan diri untuk memperbaiki dan melaporkan seluruh pekerjaanya.

Pengawasan adalah salah satu fungsi dari seorang pemimpin, tapi seorang pemimpin harus memahami arti dan  tujuan pengawasan.  George R. Tery (2006:395) mengartikan control is to determine what is complished, evaluate it and apply corrective measures, if need, to insure result in keeping with the plan (Pengawasan  adalah mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan). Henry Fayol mengatakan control consist in verifying whwther everything occure in conformity with the plan adopted, the instruction issued and principles established. Sedang Newman mengartikan control is assurance that the performance conform to plan.

Dari batasan diatas control bisa disimpulakan sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudh dilaksnakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud upaya pelaksnaan pekejaan sesuai dengan rncna semula. Pengawasan kaitannya dengan mengidentifikasi komitmen terhadap tindakan yang ditunjukan untuk hasil masa yang akan datang. sehingga pengawasan dilaksanakan untuk mengusahakan agar komitmen tersbut dilaksanakan.

PRINSIP PENGAWASAN.

Intinya : memastikan  pelaksanaan pekerjaan sesuai rencana, sehingga harus ada perencanaan tertentu dan intruksi dan wewnang kepada bawahan kita. Prinsip lainnya adalah harus mengrefleksikan sifat-sifat dan kebutuhan dari aktifitas yang harus dievaluasi, dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan, fleksibel, dapt merefleksikan pola organisasi, ekonomis, dpat dimengerti dan dapat menjamin diadkannya tidnakan korektif.

Dalam uraian pengertian pengawasan ini, akan diawali dengan batasan-batasan dari pada manajemen karena pengawasan merupakan salah satu fungsi dari manajemen.
Manajemen merupakan faktor penentu keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan-tujunannya. Pernyataan tersebut diperjelas oleh Stoner (dalam Handoko, 1999 : 8) : Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengerahan dan pengawasan usaha-usaha organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Dari definisi tersebut terlihat bahwa Stoner mengemukakan kata proses karena semua manajer, tanpa memperdulikan kecakapan atau keterampilan khusus mereka, harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu yang saling baerkaitan untuk mencapai tujuan yang mereka inginkan.
Proses manajemen yang memanfaatkan sumber daya manusia, organisasi sangat membantu peningkatan iklim kerja serta sumber-sumber lainnya. Dalam proses manajemen juga aktivitas manajerial, oleh Siagian (1997 : 136) disebutnya Manajerial Control yaitu untuk sedapat mungkin mencegah timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan penyelewengan-penyelewengan dari rencana yang telah dirumuskan sebelumnya.
Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan : The process of monitoring activities to determine wheter resources effectively and effecienthso or to accomplish their objective and where this is not being achieved, implementing corrective action. Pernyataan tersebut menunjukan bahwa pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.

 Oleh karena ituKertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakuakn sesuai dengan perencanaannya. Manajer organisasi menggunakan kamampuan, kecakapan dan keterampilannya berusaha mengawasi dan menilaim aktivitas bawahannya dalam melakukan pekerjaan sehingga tujuan dan sasaran dapar dicapai dengan baik, serta terutama sekali manajer harus berusaha menemukan penyimpangan yang dilakukan bawahannya. Tindakan manajer organisasi tersebut akan membantu peningkatan displin kerja bawahannya.
Pendapat diatas tersebut menunjukan pengawasan itu seharusnya lebih menitikberatkan pada kegiatan penilaian, menerapkan perbaikan-perbaikan terhadap kegiatan yang menyimpang, harus ada tindakan memaksa terhadap pegawai yang melakukan penyimpangan dalam kerjanya, mengadakan pengaturan tindakan lebih tegas, serta meninjau kembali hasil kerja organisasi sehingga menjamin pekerjaan itun dapat berhasil dengan baik dan cermat. Hal ini ditegaskan pula oleh Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) :
Control is to determaine what is accomplished ecaluate it and apply corrective, if neede to insure in keeping with the plan. (Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana).

BAB XII PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

Manajer senatiasa mengantisipasi perubahan-perubahan dalam lingkungan yang akan mensyaratkan penyesuaian-penyesuaian disain organisasi diwaktu yang akan datang. Perubahan-perubahan dalam lingkungan organisasi dapat disebabkan oleh kekuatan internal dan kekuatan eksternal. Berbagai kekuatan eksternal dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan operasinya. Sedangkan perubahan dari faktor seperti tujuan, kebijakan manajer, sikap karyawan, strategi dan teknologi baru juga dapat merubah organisasi.

Cara Penanganan Perubahan 

Cara menangani perubahan organisasi memerlukan pendekatan. Cara pertama adalah konsep perubahan reaktif dan yang kedua program perubahan yang direncanakan ( Planed Cange ) 

Pada cara pertama biayanya murah dan sederhana serta ditangani secara cepat, di mana manajer akan memberikan reaksi setelah masalah terjadi. Misalnya bila peraturan pemerintah baru mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran mungkin manajer membeli alat-alat kebakaran.

Pendekatan yang kedua atau juga disebut proses produktif, thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perencanaan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan atau sebagaian besar satuan organisasi menyiapkan diri untuk menyesuaikan dengan perubahan. 

Penolakan Terhadap Perubahan

Ada tiga sumber penolakan terhadap perubahan yaitu :

1. Ketidak pastian tentang akibat dan pengaruh perubahan

2. Ketidak pastian untuk melepaskan keuntungan-keuntungan yang ada

3. Pengetahuan akan kelemahan-kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.

Peoses Pengelolaan Perubahan

Proses perubahan harus mencakup dua gagasan dasar untuk mencapai kualifikasi organisasi. Pertama ada retribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, kedua retribusi ini dihasilkan dari proses perubahan yang bersifat pengembangan.

Pendekatan Perubahan Organisasi

Harold J. Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pengubahan struktur, teknologi dan atau orang-orangnya.

Pendekatan Struktur

Pengubahan struktur organisasi menyangkut modifikasi dan pengaturan sistem internal, seperti acuan kerja, ukuran dan komposisi kelompok kerja, sistem komunikasi, hubungan-hubungan tanggung jawab atau wewenang. Pendekatan struktural dibagi menjadi tiga kelompok yang terdiri dari :

Pertama melalui aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisai klasik. Pendekatan ini berusaha untuk memperbaiki penciptaan pembagian kerja yang tepat dari tanggung jawab jabatan para anggota organisasi, pengubahan rentang manajemen, deskripsi jabatan dan sebagainya.

Kedua desentralisasi. Hal ini didasarkan pada penciptaan satuan-satuan organisasi yang lebih kecil dan dapat berdiri sendiri dan memutuskan perhatian pada kegiatan yang berorientasi tinggi. Hasilnya perbaikan prestasi kerja. Ketiga modifikasi aliran kerja dalam organisasi. Pendekatan ini didasarkan pada pemikiran bahwa aliran kerja dan pengelompokan keahlian yang tepat akan berakibat kenaikan produktifitas secara langsung dan cenderung memperbaiki semangat dan kepuasan kerja.

Pendekatan Teknologi

Untuk mremperbaiki prestasi F.W. Taylor dan pengikutnya mencoba menganalisa dan memperbaiki interaksi-interaksi pada karyawan dan mesin-mesin untuk meningkatkan efisiensi sehubungan dengan perubahan teknologi adakalanya perubahan yang dilakukan ternyata sering tidak cocok dengan struktur organisasi. Hal ini dapat menciptakan ketidak senangan dan pemutusan hubungan diantara para anggota organisasi akibanya terjadi penurunan produktifitas lebih banyak kecelakaan dan tingkat perputaran karyawan yang tinggi.

Pendekatan Orang

Pendekatan orang bermaksud untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan pada keterampilan sikap, prsepsi dan pengharapan mereka, sehingga dapat melaksanakan tugas dengan efektif. 

Konsep Pengembangan Organisasi

Salah satu teknik pengembangan Organisasi adalah Grid OD yang didasarkan atas kisi-kisi manajerial. R. Blake dan J. Mouton mengidentifikasikan berbagai kombinasi perhatian terhadap produk dan orang. Enam tahap yang perlu diperhatikan dari program Grid OD yaitu :

1. Latihan

2. Pengembangan tim

3. Pengembangan antar kelompok

4. Penetapan tujuan organisasi 

5. Pencapaian tujuan

6. Stabilitas.

Manajemen Konflik ( Management Conflict )

Konflik organisasi adalah perbedaan pendapat antara dua atau lebih anggota organisasi atau kelompok, karena harus membagi sumber daya yang langka, atau aktivitas kerja dan atau karena mereka mempunyai status, tujuan, penilaian atau pandangan yang berbeda.

Perbedaan antara konflik dengan persaingan ( kompetensi) terletak pada apakah salah satu pihak dapat mencegah pihak lain dalam pencapaian tujuannya ? kompetensi terjadi, apabila tujuan kedua belah pihak tidak sesuaim, akan tetapi kedua belah pihak tidak dapat saling mengganggu. Sebagai contoh dua bagian pemasaran komputer yang saling bersaing dalam satu organisasi, dimana kedua bagian tersebit siapakah yang pertama mencapai atau memenuhi keuota penjualan yang paling banyak.

Jenis-Jenis Konflik

Ada lima jenis ( tipe ) konflik dalam kehidupan organisasi yaitu :

1. Konflik didalam individu :konflik ini timbul apabila individu merasa bimbang terhadap pekerjaan mana yang harus dilakukannya, bila berbagai permintaan pekerjaan saling bertentangan atau bila individu diharapkan untuk melakukan lebih dari kemampuannya. 

2. Konflik antar individu dalam organisasi yang sama : konflik ini timbul akibat tekanan yang berhubungan dengan kedudukan atau perbedaan-perbedaan kepribadian.

3. Konflik antar individu dan kelompok : konflik ini berhubungan dengan cara individu menanggapi tekanan untuk keseragaman yang dipaksakan oleh kelompok kerja mereka, contohnya seseorang yang dihukum karena melanggar norma-norma kelompok.

4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama.: adanya pertentangan kepentingan antar kelompok.

5. Konflik antar organisasi

6. Akibat adanya bentuk persangingan ekonomi dalam sistem perekonomian suatu negara. Konflik semacam ini diakui sebagai sarana untuk mengembangkan produk baru, teknologi, jasa-jasa, harga yang lebih rendah dan pemanfaatan sumber daya yang tersedia secara lebih efisien.

Metode-Metode Pengelolaan Konflik

Metode Stimulasi Konflik

Metode ini digunakan untuk menimbulkan rangsangan karyawan karena karyawan pasif yang disebabkan oleh situasi dimana konflik terlalu rendah. Rintangan semacam ini harus diatasi oleh manajer untuk merngsang konflik yang produktif.

Metode stimulasi konflik meliputi 1) pemasukan atau penempatan orang luar ke dalam kelompok 2) penyusunan kembali organisasi 3) penawaran bonus, pembayaran intensif dan penghargaan untuk mendorong persaingan 4) pemilihan manajer-manajer yang tepat dan 5) perlakuan yang berbeda dengan kebiasaan.

Metode Pengurangan Konflik

Metode ini mengurangi permusuhan ( antagonis ) yang ditimbulkan oleh konflik dengan mengelola tingkat konflik melalui pendinginan suasana” akan tetapi tidak berurusan dengan masalah yang pada awalnya menimbulkan konflik itu.

Metode pertama adalah mengganti tujuan yang menimbulkan persaingan dengan tujuan yang lebih bisa diterima kedua kelompok metode kedua mempersatukan kelompok tersebut untuk menghadapi ancaman atau musuh yang sama.

Metode Penyelesian Konflik

Metode ini dapat terjadi melalui cara-cara 1) kekerasan ( Forcing) yang bersifat penekanan otokratik 2) penenangan (smoolling ) yaitu cara yang lebih diplomatis 3) penghindaran ( avoidance ) dimana manajer menghindar untuk mengambil posisi yang tegas 4) penentuan melalui suara terbanyak ( majority rule ) mencoba untuk menyelesaikan konflik antar kelompok prosedur yang adil. 

Konflik Struktural

1. Konflik Hirarki, konflik yang terjadi diberbagai tingkatan organisasi. Contoh konflik manajemen puncak dengan manajemen menengah, konflik antar manajer dengan karyawan.

2. Konflik Fungsional, konflik yang terjadim antar departemen fungsional organisasi. Contoh konflik antar bagian produksi dengan bagian pemasaran dengan bagian produksi dan sebagainya.

3. Konflik Linistaf konflik yang terjadi antar lini dengan staf karena ada perbedaan-perbedaan di antara keduanya.

4. Konflik Formalinformal, konflik yang terjadi antara organisasi formal dengan informal. 

Konflik Lini Dan Staf

Bentuk umum dari konflik organisasi adalah konflik antara para anggota lini dan staf. Perbedaan ini memungkinkan para anggota lini dan staf untuk melaksanakan tugas mereka masing-masing secara efektif.

Pandangan lini :

Para anggota lini berpendapat bahwa para anggota staf mempunyai empat keluarga 

1. staf melampaui wewenang

2. staf tidak memberikan advis yang sehat

3. staf menumpang keberhasilan lini

4. staf mempunyai prespektif yang sempit

Pandangan staf

1. Lini tidak mau meminta bantuan staf pada waktu yang tepat

2. Lini menolak gagasan baru

3. Memberi wewenang yang terlalu kecil kepada staf

Penanggulangan Konflik Lini dan Staf

1. Penegasan tentang tanggung jawabnya

2. Pengintegrasian kegiatan-kegiatan

3. Mengajarkan lini untuk menggunakan staf

4. Mendapatkan pertanggung jawaban staf atas hasil-hasil

BABXI PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

KEPEMIMPINAN:

Apakah arti kepemimpinan?  Menurut sejarah, masa “kepemimpinan” muncul pada abad 18. Ada beberapa pengertian kepemimpinan, antara lain:

1. Kepemimpinan adalah pengaruh antar pribadi, dalam situasi tertentu dan langsung melalui proses komunikasi untuk  mencapai satu atau beberapa tujuan tertentu (Tannebaum, Weschler and Nassarik, 1961, 24).
2. Kepemimpinan adalah sikap pribadi, yang memimpin pelaksanaan aktivitas untuk mencapai tujuan yang diinginkan. (Shared Goal, Hemhiel & Coons, 1957, 7).
3. Kepemimpinan adalah suatu proses yang mempengaruhi aktifitas kelompok yang diatur untuk mencapai tujuan bersama (Rauch & Behling, 1984, 46).
4. Kepemimpinan adalah kemampuan seni atau tehnik untuk membuat sebuah kelompok atau orang mengikuti dan menaati segala keinginannya.
5. Kepemimpinan adalah suatu proses yang memberi arti (penuh arti kepemimpinan) pada kerjasama dan dihasilkan dengan kemauan untuk memimpin dalam mencapai tujuan (Jacobs & Jacques, 1990, 281).

Banyak definisi kepemimpinan yang menggambarkan asumsi bahwa kepemimpinan dihubungkan dengan proses mempengaruhi orang baik individu maupun masyarakat. Dalam kasus ini, dengan sengaja mempengaruhi dari orang ke orang lain dalam susunan aktivitasnya dan hubungan dalam kelompok atau organisasi. John C. Maxwell mengatakan bahwa inti kepemimpinan adalah mempengaruhi atau mendapatkan pengikut.

PENGERTIAN  PEMIMPIN

Pemimpin adalah inti dari manajemen. Ini berarti bahwa manajemen akan tercapai tujuannya  jika ada pemimpin. Kepemimpinan hanya dapat dilaksanakan oleh seorang pemimpin. Seorang pemimpin adalah seseorang yang mempunyai keahlian memimpin, mempunyai kemampuan mempengaruhi pendirian/pendapat orang atau sekelompok orang tanpa menanyakan alasan-alasannya. Seorang pemimpin adalah seseorang yang aktif membuat rencana-rencana, mengkoordinasi, melakukan percobaan dan memimpin pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama-sama

• PENDEKATAN-PENDEKATAN STUDI KEPEMIMPINAN

II. A. Pendekatan Sifat

• Pada umumnya studi-studi kepemimpinan pada tahap awal mencoba meneliti tentang watak individu yang me lekat pada diri para p emimpin, seperti misalnya: kecerdasan, kejujuran, kematangan, ketegasan, kecakapan berbicara, fleksibilitas dalam bergaul, status sosial ekonomi mereka dan lain-lain
• (Bass 1960, Stogdill 1974). Stogdill (1974) menyatakan bahwa terdapat enam kategori faktor pribadi yang membedakan antara pemimpin dan pengikut, yaitu kapasitas, prestasi, tanggung jawab, partisipasi, status dan situasi. Namun demikian banyak studi yang menunjukkan bahwa faktor-faktor yang membedakan antara pemimpin dan pengikut dalam satu studi tidak konsisten dan tidak didukung dengan hasil-hasil studi yang lain. Disamping itu, watak pribadi bukanlah faktor yang dominant dalam menentukan keberhasilan kinerja manajerial para pemimpin

II.B Kepemimpinan Menurut Teori Perilaku (Behavioral Theory)
Berusaha melihat perilaku pemimpin yang membedakan dengan perilaku bukan pemimpin, atau pemimpin efektif dengan kurang efektif. Ada dua jenis fungsi pemimpin:

• Berkaitan dengan Tugas
• Berkaitan dengan kehidupan Sosial
• Teori Tannenbaum dan Warren H. Schmidt.
• Menggambarkan gaya kepemimpinan merupakan garis kontinum dengan dua titik ekstrim yaitu:
• Fokus pada atasan
• Fokus pada bawahan
• Gaya kepemimpinan akan dipengaruhi oleh:
• Faktor dari manajer
• Faktor dari karyawan
• Faktor dari situasi

• PENDEKATAN-PENDEKATAN SIFAT KEPEMIMPINAN

Kelompok pertama yang bermaksud menjelaskan tentang aspek kepemimpinan yaitu para teoritis kesifatan. Bahwa pemimpin mempunyai sifat dan cirri tertentu.
Untuk mengenali karakteristik atau ciri pribadi dari para pemimpin, para psikolog mengadakan penelitian. Mereka berpandangan bahwa pemimpin ini dilahirkan bukan dibuat. Secara alamiah bahwa orang yang mempunyai sifat kepemimpinan adalah orang yang lebih agresif. Lebih tegas, dan lebih pandai berbicara dengan orang lain serta lebih mampu dan cepat mengambil keputusan yang akurat. Pandangan ini mempunyai implikasi bahwa jika ciri kepemimpinan dapat dikenali. Maka organisasi akan jauh lebih canggih dalam memilih pemimpin. Hanya orang-orang yang memiliki ciri-ciri kepemimpinan sajalah yang akan menjadi manajer, pejabat dan kedudukan lainnya yang tinggi.
Ukuran dalam pencarian ciri kepemimpinan menggunakan dua pendekatan 1) membandingkan bawahan dengan pemimpin 2) membandingkan ciri pemimpin yang efektif dengan yang tidak efektif. 

• PENDEKATAN PERILAKU KEPEMIMPINAN

1. Fungsi-fungsi Kepemimpinan
Perilaku pemimpin mempunyai dua aspek yaitu fungsi kepemimpinan (style leadership). Aspek yang pertama yaitu fungsi-fungsi kepemimpinan menekankan pada fungsi-fungsi yang dilakukan pemimpin dalam kelompoknya. Agar berjalan efektif, seseorang harus melakukan dua fungsi utama yaitu : 1) fungsi yang berkaitan dengan pemecahan masalah dan 2) fungsi-fungsi pemeliharaan (pemecahan masalah sosial). Pada fungsi yang pertama meliputi pemberian saran pemesahan dan menawarkan informasi dan pendapat. Sedangkan pada fungsi pemeliharaan kelompok meliputi menyetujui atau memuji orang lain dalam kelompok atau membantu kelompok beroperasi lebih lancar.
2. Gaya-gaya Kepemimpinan
Pada pendekatan yang kedua memusatkan perhatian pada gaya kepemimpinan. Gaya kepemimpinan meliputi Gaya dengan orientasi tugas dan  Gaya berorientasi dengan karyawan. Pada gaya yang pertama pemimpin mengarahkan dan mengawasi melalui tugas-tugas yang diberikan kepada bawahannya secara tertutup, pada gaya ini lebih memperhatikan pelaksanaan pekerjaan daripada pengembangan dan pertumbuhan karyawan. Sedangkan gaya yang berorientasi pada karyawan lebih memperhatikan motivasi daripada mengawasi, disini karyawan diajak untuk berpartisipasi dalam pembuatan keputusan melalui tugas-tugas yang diberikan.

• TEORI X DAN TEORI Y DARI MC GREGOR

Douglas McGrogor mengemukakan strategi kepemimpinan efektif dengan menggunakan konsep manajemen partisipasi. Konsep ini terkenal karena menggunakan asumsi-asumsi sifat dasar manusia. Pemimpin yang menyukai teori X cenderung menyukai bergaya kepemimpinan otoriter dan sebaiknya seorang pemimpin yang menyukai teori Y lebih cenderung menyukai gaya kepemimpinan demokratik.

Penelitian Di Universitas Ohio State Dan Michigan
Di universitas Ohio State, para peneliti mencoba mempelajari efektifitas dari perilaku kepemimpinan untuk menentukan mana yang paling efektif dari kedua

Pendekatan Situasional “ Contingency”
Pendekatan ini menggambarkan tentang gaya kepemimpian yang tergantung pada faktor situasi, karyawan, tugas, organisasi dan variabel lingkungan lainnya.
Mary Parker Follectt mengatakan bahwa ada tiga faktor utama yang mempengaruhi kepemimpinan yaitu 1) pemimpin, 2) bawahan 3) Situasi juga pemimpin harus berorientasi pada kelompok.

BAB III DAN IV PERENCANAAN

1. PROSES PERNCANAAN
• Pengertian perencanaan : Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
• Empat tahap dasar perencanaan
1. Menetapkan tujuan/serangkaian tujuan.
2. Merumuskan keadaan saat ini.
3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

Rencana operasional 
adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari hari anggota organisiasi

Rencana strategik
adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi


Faktor faktor waktu dan perencanaan 
Faktor waktu sangat berpengaruh  terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu:
*Diperlukan untuk melaksanakan perencanaan
*Diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan, diperlukan untuk mendapatkan data dan menghitung semua kemungkinan.
*Jumlah atau rentangan waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan


PENETAPAN TUJUAN
Misi dan Tujuan Organisasi
Misi merupakan pernyataan yang menetapkan tujuan organisasi dan sasaran yang ingin dicapai. Pernyataan misi membawa organisasi kepada suatu fokus. Misi menjalankan mengapa organisasi itu ada, apa yang dilakukanya dan bagaimana melakukanya.
Tujuan organisasi merupakan keadaan atau tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi di waktu yang akan datang melalui kegiatan organisasi.
Fungsi-Fungsi Tujuan
1.Sebagai dasar bagi organisasi untuk mencapai hasil akhir
2.Sumber legitimasi guna mencapai sumber daya
3.Standart pelaksanaan



PERBUATAN KEPUTUSAN
Tipe-Tipe Keputusan :
Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan dibagi dalam 3 tipe :
1.Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Co:/ keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.

2.Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

3.Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.

BAB X PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

• PENGERTIAN KOMUNIKASI

Istilah  komunikasi  berasal  dari  kata  Latin Communicare  atau Communis 
yang  berarti  sama  atau menjadikan  milik  bersama.  
Kalau  kita  berkomunikasi  dengan  orang  lain, berarti  kita  berusaha  agar apa yang
disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.

Beberapa definisi komunikasi adalah:

1. Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu

dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).

2. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang

pikiran atau perasaan (Roben.J.G).

3. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain

(Davis, 1981).

4. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)

5. Komunikasi adalah penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain,

komunikasi merupakan proses sosial (Modul PRT, Lembaga Administrasi)

• PROSES KOMUNIKASI 

 Proses komunikasi adalah bagaimana sang komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses Komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yag efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya).
Proses Komunikasi, banyak melalui perkembangan. Pada penjelasan ini, akan dijelaskan berbagai proses komunikasi melalui model-model komunikasi itu sendiri :

1.1Model Komunikasi Aristoteles
Aristoteles menerangkan tentang model komunikasi dalam bukunya Rhetorica, bahwa setiap komunikasi akan berjalan jika terdapat 3 unsur utama :

1. Pembicara, yaitu orang yang menyampaikan pesan
2. Apa yang akan dibicarakan (menyangkut Pesan nya itu sendiri)
3. Penerima, orang yang menerima pesan tersebut.

1.2 Model Komunikasi David K.Berlo
Dalam model komunikasi David K.Berlo, diketahui bahwa komunikasi terdiri dari 4 Proses Utama yaitu SMRC (Source, Message, Channel, dan Receiver) lalu ditambah 3 Proses sekunder, yaitu Feedback, Efek, dan Lingkungan.

1. Source (Sumber), Sumber adalah seseorang yang memberikan pesan atau dalam komunikasi dapat disebut sebagai komunikator. Walaupun sumber biasanya melibatkan individu, namun dalam hal ini sumberjuga melibatkan banyak individu. Misalnya, dalam organisasi, Partai, atau lembaga tertentu. Sumber juga sering dikatakan sebagai source, sender, atau encoder.
2. Message (Pesan), pesan adalah isi dari komunikasi yang memiliki nilai dan disampaikan oleh seseorang (komunikator). Pesan bersifat menghibur, informatif, edukatif, persuasif, dan juga bisa bersifat propaganda. Pesan disampaikan melalui 2 cara, yaitu Verbal dan Nonverbal. Bisa melalui tatap muka atau melalui sebuah media komunikasi. Pesan bisa dikatakan sebagai Message, Content, atau Information
3. Channel (Media dan saluran komunikasi), Sebuah saluran komunikasi terdiri atas 3 bagian. Lisan, Tertulis, dan Elektronik. Media disini adalah sebuah alat untuk mengirimkan pesan tersebut. Misal secara personal (komunikasi interpersonal), maka media komunikasi yang digunakan adalah panca indra atau bisa memakai media telepon, telegram, handphone, yang bersifat pribadi. Sedangkan komunikasi yang bersifat massa (komunikasi massa), dapat menggunakan media cetak (koran, suratkabar, majalah, dll) , dan media elektornik(TV, Radio). Untuk Internet, termasuk media yang fleksibel, karena bisa bersifat pribadi dan bisa bersifat massa. Karena, internet mencakup segalanya. Jika anda membuka www.kuliahkomunikasi.com < maka media ini bersifat massal, namun jika anda chattingh melalui yahoo messenger, maka media ini bersifat interpersonal, dan jika anda menuliskan Blog (blogging atau menulis diary), media ini bisa berubah menjadi media yang bersifat Intrapersonal (kepada diri sendiri).
4. Receiver (Penerima Pesan), Penerima adalah orang yang mendapatkan pesan dari komunikator melalui media. Penerima adalah elemen yang penting dalam menjalankan sebuah proses komunikasi. Karena, penerima menjadi sasaran dari komunikasi tersebut. Penerima dapat juga disebut sebagai public, khalayak, masyarakat, dll.

• SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan atau pun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna mencapai kesamaan makna.  Tindak komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam berbagai konteks.  Konteks komunikasi yang  telah dibahas pada modul-modul sebelumnya adalah komunikasi antarpribadi (interpersonal Communication) dan komunikasi kelompok.Konteks komunikasi selanjutnya yang akan kita bahas adalah komunikasi organisasi.
Tindak komunikasi dalam suatu organisasi berkaitan dengan pemahaman mengenai peristiwa komunikasi yang terjadi didalamnya, seperti apakah instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar oleh karyawan atau pun bagaimana karyawan/bawahan mencoba menyampaikan keluhan kepada atasan, memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai sesuai dengan hasil yang diharapkan. Ini hanya satu contoh sederhana untuk memperlihatkan bahwa komunikasi merupakan aspek penting dalam suatu organisasi, baik organisasi yang mencari keuntungan ekonomi maupun organisasi yang bersifat sosial kemasyarakatan.
Pengertian komunikasi Organisasi
Sebelum membahas pengertian komunikasi organisasi sebaiknya kita uraikan terminologi yang melekat pada konteks komunikasi organisasi, yaitu komunikasi dan organisasi.  Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”.  Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya.  Kendala utama dalam berkomunikasi adalah kita seringkali mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama.
Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan ada tiga model dalam komunikasi:
1.       model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.
2.       model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.
3.       model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.
Mengenai organisasi, salah satu defenisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. 

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:
1.  Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system).  Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.
Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.  Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.  Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2.  Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.  Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

1. atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.  Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.  Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:
   1. keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah
   2. kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi
   3. kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi
   4. tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
2.  berkaitan dengan pesan atau message.  Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.  Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.  Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.  Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.  Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.  Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

• PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu system pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik, dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.
Orang-orang dalam tataran menajemen mebutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membuthkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan social dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

• HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI EFEKTIF 

Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi. Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan atau receiver.
Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif yaitu adalah (1992,p.10-11) :

1. Status effect
Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.

2. Semantic Problems
Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan lain-lain.

3. Perceptual distorsion
Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.

4. Cultural Differences
Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.

5. Physical Distractions
Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.

6. Poor choice of communication channels
Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.

7. No Feed back
Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.

• PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI 

 peran komunikasi organisasi dalam membangun efektivitas kerja karyawan sales marketing FIF Cabang SPEKTRA Medan. Komunikasi dan efektivitas kerja mempunyai peranan penting dalam menentukan keberhasilan proses manajerial suatu perusahaan, dimana dengan meningkatkan efektivitas komunikasi dan kerja pada akhirnya dapat mendukung pencapaian visi dan misi yang telah ditetapkan. Adapun fungsi komunikasi dan efektivitas kerja dalam perusahaan berhubungan erat dengan informasi sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari proses manajerial sehingga menciptakan kualitas informasi yang baik dapat dilihat sebagai upaya untuk meningkatkan efektivitas komunikasi dan kerja. Dalam penelitian ini, penulis memilih SPEKTRA (Sumber Pembiayaan Elektronik Astra) sebagai lokasi penelitian dengan pertimbangan adalah bahwa SPEKTRA merupakan salah satu leasing yang menggunakan sales order sebagai bagaian dari strategi marketing dalam memperkenalkan dan memasarkan sejumlah produk kepada masyarakat. Komunikasi yang terjadi dalam lingkungan kerja karyawan sales Marketing SPEKTRA meliputi komunikasi ke bawah (downward communication) yang menggunakan metode lisan, tulisan dan metode gambar. Komunikasi ke atas (upward communication) terjadi dalam rapat, karyawan dapat menyampaikan keluhan yang dialaminya sendiri dalam lingkungan kerja maupun menyampaikan keluhan yang diterima karyawan dari customer. Sedangkan untuk komunikasi horizontal terjadi saling berbagi informasi untuk perencanaan dan aktivitas-aktivitas, memecahkan masalah-masalah yang timbul di antara karyawan, dan menyelesaikan konflik yang terjadi, serta menjamin pemahaman yang sama. Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk meneliti tentang bagaimana peran komunikasi organisasi formal dalam membangun efektivitas kerja karyawan sales marketing FIF Pos SPEKTRA Medan. Tipe penelitian ini adalah penelitian korelasional dengan pendekatan kuantitatif. Penelitian korelasional digunakan utnuk meneliti hubungan diantara variabel-variabel, dan hubungan dadri variabel-variabel itu disebut sebagai korelasi. Penelitian ini menggunakan metode survei dengan penyebaran kuesioner kepada 44 responden yang terdiri dari 43 pertanyaan. Untuk melakukan analisa data mengenai hubungan antara variabel pada penelitian, peneliti menggunakan teknik statistik dengan menggunakan analisa korelasi melalui tabel tunggal dan tabel silang. Teknik statistik yang digunakan dalam analisa korelasi pada penelitian ini menggunakan korelasi Pearson Product Moment. Adapun hipotesis yang diajukan adalah Ha “Terdapat hubungan antara pengaruh Komunikasi Organisasi Formal dengan Efektivitas Kerja Karyawan Sales Marketing FIF Pos SPEKTRA Medan. Dan Ho “Tidak terdapat hubungan antara pengaruh Komunikasi Organisasi Formal dengan Efektivitas Kerja Karyawan Sales Marketing FIF Pos SPEKTRA Medan”. Hasil penelitian menunjukkan hubungan antara komunikasi organisasi dengan efektivitas kerja karyawan mempunyai hubungan yang cukup berarti. Hal ini dapat dilihat dari harga rxy yaitu 0,467. Skala Guliford (Rakhmat, 1997: 29) menunjukkan bahwa 0,467 merupakan hubungan yang cukup berarti antara varibel X dan Y. Signifikasi hubungan atau nilai guna suatu hubungan digunakan rumus t test. Dari perhitungan melalui rumus ttest didapat nilai 4,145. Nilai ini menunjukkan angka yang lebih besar dari nilai patokan atau ttabel. Hasil tersebut menunjukkan bahwa thitung > ttabel (4,145 > 2,0042). Hal ini berarti komunikasi organisasi signifikan terhadap efektivitas kerja karyawan.

BAB VIII PENYUSUNAN PERSONALIA

• PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA

Proses penyusunan personalia (staffing process) dapan dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat. Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan yang berbeda. Pertama, lingkungan eksternal yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhinya. Kedua lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi.

Langkah-langkah proses ini mencakup:

1. perencanaan sumber daya manusia, yang dirancang untuk menjamin keajegan dan pemenuhan kebutuhan personalia organisasi.2. Penarikan, yang berhubungan dengan pengadaan calon-calon personalia segaris dengan rencana sumber daya manusia.
3. Seleksi, mencakup penilaian dan pemilihan di antara calon-calon personalia.
4. Pengenalan dan orientasi, yang dirancang untuk membantu individu-individu yang terpilih menyesuaikan diri dengan lancar dalam organisasi 

• PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Perencanaan sumber daya manusia adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana perusahaan memastikan bahwa staf mereka adalah staf yang tepat untuk melakukan pekerjaan. Sub topics include planning for staff retention, planning for candidate search, training and skills analysis and much more. Sub topik mencakup perencanaan untuk retensi staf, perencanaan calon, pelatihan pencarian dan analisis keterampilan dan banyak lagi.

• PENARIKAN DAN SELEKSI KARYAWAN 

Penarikan personalia adalah suatu usaha yang bekenaan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi.Metode penarikan yang biasanya digunakan meliputi : pengiklanan, leasing, rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja, penarikan lewat lembaga pendidikan dan kantor penempatan tenaga kerja.

Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawan potensial guna mengisi suatu jabatan tertentu. Adapun beberapa prosedur seleksi adalah sebagai berikut :

1. Wawancara

2. Pengumpulan data pribadi

3. Pengujian

4. Tes wawancara yang lebih mendalam

5. Pemeriksaan refrensi prestasi

6. Pemeriksaan kesehatan

7. Keputusan pribadi

8. Orientasi jabatan

Beberapa faktor yang dicari oleh perusahaan dari para karyawan :

1. Latar belakang pribadi

2. Bakat dan minat

3. Sikap dan kebutuhan

4. Kemampuan analitif dan manipulatife

5. Ketrampilan dan kemampuan teknik.

      6. Kesehatan dan stamina

• LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN

 
Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja para karyawan guna mencapai hasil kerja yang telah ditetapkan. Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan ketrampilan dan teknik dalam pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. Sedangakan pengembangan memiliki ruang lingkup yang lebih luas, yaitu peningkatan kemampuan, sikap dan sifat kepribadian.
Pada umumnya, karyawan dikembangangkan dengan metode “on the job” dan “off the job”. Metode “on the job” yang biasa digunakan adalah :  1.Coaching

2. Planned progression

3. Rotasi jabatan

4. Penugasan sementara

5. Sistem penilaian prestasi formal.

Sedangkan metode “off the job” yang biasa digunakan adalah :

1. Program pengembangan eksekutif

2. Latihan laboratorium

3. Pengembangan organisasi

• PEMBERIAN KOMPENSASI KEPADA KARYAWAN

Kompensasi adalah pembayaran financial kepada karyawan sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan juga sebagai motivator untuk pelaksanaan pekerjaan di masa mendatang.Kompensasi sangat penting bagi karyawan, karena upah merupakan suatu ukuran nilai karya mereka. Beberapa kebijakan dalam penentuan kompensasi adalah sebagai berikut :

1. Kesediaan membayar

2. Kemampuan membayar

3. Persyaratan membayar

BAB VI KOORDINASI

 KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI
Menurut Handoko (2003:196) kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya. Hal ini juga ditegaskan oleh Handayaningrat (1985:88) bahwa koordinasi dan komunikasi adalah sesuatu hal yang tidak dapat dipisahkan. Selain itu, Handayaningrat juga mengatakan bahwa koordinasi dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa dipisahkan satu sama lain, karena satu sama lain saling mempengaruhi.

          Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:

1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece), di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.

3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.
Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkan seperti terlihat pada diagram berikut ini. 

MASALAH-MASALAH PENCAPAIAN KOORDINASI YANG EFEKTIF 
Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:
1.Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
2.Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
3.Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
4.Perbedaan dalam formalitas struktur.

 PENDEKATAN-PENDEKATAN UNTUK MENCAPAI KOORDINASI YANG EFEKTIF  
Komunikasi merupakan kunci utama dalam koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi.semakin banyak hal – hal yang tidak pasti pada koordinasi maka akan semakin banyak pula informasi yang harus kita dapatkan.karena pada dasarnya koordinasi itu sendiri merupakan pemrosessan infornasi yang terorganisasi.
Ada tiga macam pendekatan koordinasi yaitu :
1. Mekanisme Teknik Manajemen Dasar.
Rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
- Aturan dan prosedur.
Merupakan keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin. - Rencana dan penetapan tujuan.
Untuk pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.hal ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak dapat lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
2. Meningakatkan koordinasi potensial.
Untuk meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan apabila terdapat banyak macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.Hal ini dapat ditingkatkan melalui dua cara, yaitu :
- Sistem informasi vertikal.
Merupakan alat dimana terdapat data yang disalurkan melalui berbagai tingkatan organisasi. Pada hal ini komunikasi dapat terjadi melalui serangkaian perintah yang telah terorganisasi. Sistem informasi ini telah dikembangkan oleh manajemen seperti pada kegiatan pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
- Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Macam hubungan lateral, seperti:
a). Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
b). Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
c). Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
d). Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
e). Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
f). Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
3. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dibeberapa situasi kita tidak dapat melakukan penambahan pengordinasian hal ini dikarekan kurang efektif. Penambahan dapat digunakan apabila sebelumnya kita sudah membuat penyediaan tambahan berbagai sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau pengelompokkan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
o Penciptaan berbagai sumber daya tambahan.
o Penambahan sumber daya dalam hal ini meliputi
o Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
o Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri
Penciptaan tugas ini sangat di perlukan guna mempermudah pekerjaan selain itu Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Memelihara Koordinasi
Apabila koordinasi sudah berjalan dengan baik kita wajib untuk memeliharanya karena tidak mudah untuk menciptakan kerjasama yang baik antar individu.
Hal – hal yang harus diperhatikan adalah
 Mengadakan pertemuan resmi (unsur atau unit yang harus dikoordinasikan),
 Mengangkat seseorang, tim, panitia (sebagai koordinator).
 Membuat buku pedoman (berisikan penjelasan tugas masing-masing unit),
 Pimpinan/atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya (pemberian bimbingan, konsultasi, dan pengarahan).

Meningkatkan koordinasi potensial 

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
 Sistem informasi vertical , adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
 Hubungan-hubungan lateral (harizontal) , Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada beberapa hubungan laterial, yaitu :
 Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
 Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
 Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
 Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
 Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
 Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

 PENGURANGAN KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.