Bab 8 Peyusunan Personalia

Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan,
penetapan, pemberitahuan latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi. Dalam bab
ini akan dibahas bagaimana organisasi menentukan kebutuhan sumber daya manusia sekarang
dan di waktu yang akan datang.
Kegiatan-kegiatan penyusunan personalia
 sangat erat hubungannya dengan tugas-tugas
kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi, sehingga pembahasannya sering ditempatkan sebagai
bagian dari fungsi pengarahan. Tetapi fungsi ini berhubungan ert dengan fungsi
pengorganisasian
, dimana pengorganisasian mempersiapkan ´ kendaraan ´-nya dan peyusunan
personalia mengisi ´ pengemudi ´-nya yang sesuai gengan posisi kerja yang ada. Akhirnya,
fungsi penyusunan personalia harus dilaksanakan oleh semua manajer, baik mereka mengolah
perusahan besar ataupun menjadi pemilik perusahan kecil.
PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA

Proses penyusunan personalia (staffing process) dapan dipandang sebagai serangkaian kegiatan
yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi

dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat. Fungsi ini
dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan yang berbeda. Pertama, lingkungan eksternal yang
meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung
mempengaruhinya. Kedua lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi.
Langkah-langkah proses ini mencakup:
1. perencanaan sumber daya manusia, yang dirancang untuk menjamin keajegan dan pemenuhan
kebutuhan personalia organisasi
.
2. Penarikan, yang berhubungan dengan pengadaan calon-calon personalia segaris dengan
rencana sumber daya manusia.
3. Seleksi, mencakup penilaian dan pemilihan di antara calon-calon personalia.
4. Pengenalan dan orientasi, yang dirancang untuk membantu individu-individu yang terpilih
menyesuaikan diri dengan lancar dalam organisasi.
5. Latihan dan pengembangan

Proses penyusunan personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang  tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur –  unsurnya  terdapat dalam  organisasi. Langkah – langkah proses ini mencakup:
1.Perencanaan sumber daya manusia : dirancang untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi.
2.Penarikan : berhubungan dengan pengadaaan calon – calon yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia.
3.Seleksi : penilaian dan pemilihan para calon personalia.
4.Pengenalan dan orientasi : dirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat menyesuaikan diri.
5.Latihan dan pengembangan : bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan kelompok  demi efektivitas organisasi.
6.Penilaian pelaksanaan  kerja : membandingkan  pelaksanaan kerja  perseorangan dan tujuan - tujuan yang dikembangkan untuk posisi tersebut.
 7.Pemberian balas jasa dan penghargaan : digunakan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan motivasi untuk pekerjaan  selanjutnya.
8.Perencanaan  dan  Pengembangan  karir : mencakup promosi,  demosi,  penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun.
1.1Perencanaan Sumber Daya ManusiaSuatu organisasi tidak bisa menunggu orang – orang yang mereka butuhkan untuk posisi tertentu. Mereka harus merencanakan kebutuhan dan memutuskan dimana menemukan orang – orang yang dicari di masa depan. Perencanaan personalia termasuk dalam hal ini diperlukan untuk menyediakan macam  dan   jumlah karyawan  yang  dibutuhkan dalam  pencapaian organisasi. Ada 3 bagian perencanaan personalia :
1.Penentuan jabatan  yang harus di isi, kemampuan karyawan  yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut.
2.Pemahaman tenaga kerja dimana karyawan pontesial ada.
3.Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.

1.1 Penentuan Kebutuhan JabatanPenyusunan personalia organisasi  dimulai  dari  menentukan  tujuan  dan  rencana organisasi,  lalu spesifikasi jabatan. Organisasi  memperkirakan  jumlah  karyawan  yang dibutuhkan selama periode tertentu, dan juga mempertimbangkan karyawan yang telah tersedia untuk melaksanakan berbagai pekerjaan serta perkiraan jumlah pelamar yang akan ditarik dan kapan mereka dibutuhkan. Terakhir adalah jenis program pemenuhan kebutuhan.Penentuan spesifikasi jabatan, dilakukan melalui  proses analisa jabatan.  Perusahaan menentukan beberapa syarat, contoh ketrampilan, tanggung jawab, pengetahuan, wewenang, dll. Hasil dari proses ini disebut deskripsi dan spesifikasi jabatan.Deskripsi jabatan adalah  pernyataan tertulis yang berisi tugas - tugas,  wewenang, tanggung jawab  dan hubungan antar lini (horizontal dan vertikal). Spesifikasi jabatan adalah pernyataan tertulis yang berisi kualitas minimum karyawan untuk menjalankan suatu jabatan dengan baik. Bagi pekerjaan - pekerjaan rutin dan tingkatan manajmen rendah, disarankan untuk menyatakan standar maksimum yang dapat diterima untuk mencegah overqualified.Langkah selanjutnya adalah menentukan kemana arah organisasi, rencana pelaksanaan, produk baru yang  akan diperkenalkan. Hal tesebut  akan mempengaruhi jumlah dan jenis karyawan yang akan direkrut. Penentuan kebutuhan  personalia keseluruhan, dibutuhkan  untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Karena  itu hal  yang harus dilakukan adalah spesialisasi pekerjaan, ketrampilan jabatan, karakteristik  personalia dan jumlah  karyawan yang dibutuhkan. Untuk menentukan jumlah personalia saat ini, dilakukan setelah jumlah karyawan dimasa depan telah diketahui dan dapat  melaksanakan  tugas  yang  dibutuhkan untuk  keselarasan  dengan  jumlah  personalia keseluruhan.Selisih antara karyawan keseluruhan dan persediaan sekarang adalah kebutuhan bersih yang dapat dipenuhi dengan  penarikan. Faktor – Faktor lain yang dipertimbangkan adalah pengalaman, umur, jenis kelamin,  terminasi dan transfer harus dilakukan. Manajemen dapat memulai berbagai jenis  progam seleksi karyawan setelah diketahui kebutuhan bersih. Suatu program kegiaan mencakup semua fungsi – fungsi personalia yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan personalia dan tujuan organisasi.

1.2 Pengembangan Sumber – sumber Penawaran PersonaliaMakin besar dan banyak  sumber – sumber penawaran, makin besar kemungkinan perusahaan menemukan  personalia dengan kualitas  yang  memadai. Manajer – manajer pada umumnya menadai hal ini , mengembangkan dan memelihara berbagai sumber penawaran yang berbeda. Ada dua kelompok sumber karyawandapat ditarik umtuk mengisi jabatan tertentu,yaitu dari dalam dan luar  organisasi (gambar 1). Manajer lebih menyukai sumber internal karena dapat memotivasi personalia sekarang. Tapi perusahaan juga perlu untuk menemukan orang yang tepat dari sumber eksternal. Banyak perusahaan yang mengkombisai dua unsur tersebut, contoh, manajemen dapat menarik operator komputer dari dalam yang diberi latihan terlebih dahulu, dan programmer dari luar.